Abnahme und Dokumentation: Was Sie am Ende in der Hand haben sollten

Die Abnahme ist der wichtigste Termin eines Auftrags, weil sich mit ihr die Rechtslage verändert. Nehmen Sie sich dafür Zeit, prüfen Sie systematisch statt beiläufig, halten Sie jede Auffälligkeit schriftlich im Protokoll fest und lassen Sie sich die Unterlagen zur Anlage übergeben. Was jetzt nicht festgehalten wird, ist später schwer nachzuholen.

Warum die Abnahme mehr ist als ein Termin

Mit der Abnahme erklären Sie, dass die Leistung im Wesentlichen vertragsgemäß erbracht ist. Daran hängen mehrere Folgen: Die Vergütung wird fällig, die Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen, und die Frage, wer einen Mangel beweisen muss, verschiebt sich. Deshalb ist eine Abnahme zwischen Tür und Angel keine gute Idee.

Lassen Sie sich nicht drängen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass etwas nicht fertig ist, ist es Ihr gutes Recht, das anzusprechen und in das Protokoll aufzunehmen. Eine Unterschrift unter der Bemerkung, dass alles in Ordnung sei, sollten Sie nur geben, wenn Sie das auch geprüft haben.

Systematisch prüfen statt schauen

Gehen Sie mit einer Liste durch, nicht mit dem Gefühl:

• Jede Entnahmestelle einzeln öffnen: kommt warmes und kaltes Wasser, in vernünftiger Menge?
• Läuft überall das Wasser sauber ab, ohne Rückstau und ohne Geräusch?
• Sind Anschlüsse trocken, auch nach mehrmaligem Betrieb?
• Läuft die Heizung an, werden alle Heizflächen gleichmäßig warm?
• Sind Störungsmeldungen oder Fehlercodes zu sehen?
• Funktioniert die Lüftung, und geht die Abluft nach draußen?
• Sind Silikonfugen sauber, Bauteile fest, Beschläge justiert?
• Ist die Baustelle geräumt, Altmaterial entsorgt, Umgebung gereinigt?

Nehmen Sie sich für diesen Rundgang Zeit und lassen Sie ihn nicht auf den Abend eines Freitags legen.

Das Protokoll

Ein Abnahmeprotokoll hält fest, wer wann was abgenommen hat und was dabei aufgefallen ist. Auffälligkeiten gehören hinein, auch kleine. Es geht nicht darum, jemandem etwas anzuhängen, sondern darum, den Zustand festzuhalten. Was im Protokoll steht, muss später nicht diskutiert werden.

Halten Sie auch fest, welche Punkte noch offen sind und bis wann sie erledigt werden. Und bewahren Sie das Protokoll zusammen mit dem Angebot und der Rechnung auf. Diese drei Dokumente gehören zusammen, weil sie zeigen, was vereinbart, was geleistet und was bemängelt wurde.

Wenn etwas offensichtlich noch nicht fertig ist, ist es kein Affront, die Abnahme zu verschieben. Ein Betrieb, der ordentlich gearbeitet hat, wird das verstehen, weil es auch in seinem Interesse liegt, ein sauber übergebenes Werk zu haben. Druck an dieser Stelle ist selten ein gutes Zeichen.

Die Unterlagen zur Anlage

Zur Übergabe gehört ein Stapel Papier, den viele achtlos in eine Schublade legen und dann brauchen, wenn es unangenehm wird. Dazu zählen die Bedienungsanleitungen der verbauten Geräte, die Garantiebedingungen der Hersteller, die Nachweise über die Inbetriebnahme, die Dokumentation der Einstellungen und, bei einem Bad, die Nachweise zur Abdichtung.

Besonders wertvoll ist eine Aufstellung dessen, was tatsächlich verbaut wurde, und wo es liegt. Wer in Jahren an dieser Installation arbeitet, wird dafür dankbar sein. Und Sie selbst auch, wenn ein Ersatzteil gebraucht wird.

Die Einweisung

Verlangen Sie eine Einweisung, und zwar an der Anlage, nicht als Broschüre. Lassen Sie sich zeigen, wo abgesperrt wird, wie der Anlagendruck geprüft wird, was die Anzeigen bedeuten und was Sie selbst tun können, bevor Sie anrufen. Fragen Sie auch, welche Einstellungen Sie verändern dürfen und welche besser bleiben.

Diese halbe Stunde ist die nützlichste des ganzen Vorhabens. Machen Sie sich Notizen, denn im Moment der Übergabe erscheint alles einleuchtend und ist in einem halben Jahr vergessen.

Fazit

Nehmen Sie die Abnahme als das, was sie ist: der Moment, in dem sich Ihre Rechtsposition ändert. Prüfen Sie mit Liste, protokollieren Sie alles Auffällige, sammeln Sie die Unterlagen und bestehen Sie auf einer Einweisung an der Anlage.